Unzufrieden mit der Reinigung, aber Angst vor dem Aufwand eines Wechsels? Das geht vielen so. Dabei lässt sich ein Wechsel gut planen, sodass es keinen einzigen Tag ohne Reinigung gibt. In diesem Beitrag zeigen wir, woran Sie merken, dass ein Wechsel sinnvoll ist, und wie Sie ihn Schritt für Schritt umsetzen.
Anzeichen, dass ein Wechsel sinnvoll ist
- Es wird regelmäßig etwas vergessen, und Reklamationen ändern wenig
- Das Reinigungspersonal wechselt ständig, niemand kennt Ihr Objekt
- Sie erreichen keinen Ansprechpartner, der Entscheidungen treffen kann
- Vertretungen bei Urlaub oder Krankheit klappen nicht
- Es gibt keine Kontrollen und keine Dokumentation
- Der Preis ist gestiegen, ohne dass die Leistung besser wurde
Treffen mehrere Punkte zu, lohnt sich zunächst ein offenes Gespräch mit dem bisherigen Dienstleister. Manchmal lässt sich ein Problem lösen. Wenn nicht, ist ein Wechsel oft der bessere Weg.
Schritt 1: Den bestehenden Vertrag prüfen
Sehen Sie sich zuerst Ihren Vertrag an: Wie lange läuft er noch? Welche Kündigungsfrist gilt, und in welcher Form muss gekündigt werden? Viele Reinigungsverträge verlängern sich automatisch, wenn sie nicht rechtzeitig gekündigt werden. Notieren Sie sich den spätesten Kündigungstermin und planen Sie den Wechsel rückwärts von diesem Datum.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt allgemeine Hinweise und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Ihr Vertrag und die für Sie geltenden Vorschriften.
Schritt 2: Den Bedarf aufschreiben
Bevor Sie Angebote einholen, sollten Sie wissen, was Sie wirklich brauchen. Gehen Sie Ihr Objekt Raum für Raum durch: Was soll wie oft gereinigt werden? Was hat bisher gefehlt? Gibt es Zeiten, in denen nicht gereinigt werden darf? Aus diesen Notizen entsteht ein Leistungsverzeichnis – die Grundlage für vergleichbare Angebote. Wie das aussieht, zeigt unser Beitrag Leistungsverzeichnis in der Gebäudereinigung.
Schritt 3: Angebote einholen und vergleichen
Laden Sie zwei bis drei Anbieter zu einer Besichtigung ein. Ein seriöser Anbieter kommt vor Ort, stellt Fragen und kalkuliert auf Basis Ihres Objekts. Vergleichen Sie die Angebote nicht nur nach dem Preis, sondern danach, ob Leistungen, Intervalle, Vertretung und Kontrollen klar beschrieben sind. Fragen Sie nach Ansprechpartner, Erreichbarkeit und wie schnell auf Reklamationen reagiert wird.
Schritt 4: Kündigen und Starttermin festlegen
Haben Sie sich entschieden, kündigen Sie den alten Vertrag fristgerecht und schriftlich. Legen Sie mit dem neuen Dienstleister einen Starttermin fest, der direkt an das Vertragsende anschließt. So entsteht keine Lücke.
Schritt 5: Die Übergabe organisieren
- Schlüssel und Zugangskarten vom alten Dienstleister zurückfordern und protokollieren
- Eigenes Material im Objekt (Geräte, Vorräte) klären
- Zugang, Alarmanlage und Reinigungszeiten an den neuen Dienstleister übergeben
- Ansprechpartner im eigenen Haus benennen
- Besondere Hinweise festhalten: empfindliche Böden, Räume mit Zutrittsbeschränkung
Schritt 6: Die ersten Wochen begleiten
Die ersten zwei bis vier Wochen sind entscheidend. Planen Sie nach etwa 14 Tagen eine gemeinsame Begehung mit dem neuen Dienstleister ein. Dabei wird geprüft, ob alles wie vereinbart läuft, und der Plan wird bei Bedarf angepasst. Danach sollten regelmäßige Kontrollen fester Bestandteil der Zusammenarbeit sein.
Checkliste zum Abhaken
- Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist geprüft
- Bedarf Raum für Raum notiert
- Leistungsverzeichnis erstellt
- Zwei bis drei Besichtigungen vereinbart
- Angebote nach Leistung, Vertretung und Kontrolle verglichen
- Alter Vertrag fristgerecht gekündigt
- Starttermin ohne Lücke festgelegt
- Schlüsselübergabe protokolliert
- Begehung nach 14 Tagen geplant
Typische Fehler beim Wechsel
- Die Kündigungsfrist wird verpasst, und der alte Vertrag verlängert sich automatisch
- Angebote werden nur nach Preis verglichen, nicht nach Leistung
- Der neue Dienstleister startet ohne Einweisung und kennt Besonderheiten nicht
- Schlüssel des alten Dienstleisters werden nicht zurückgegeben oder nicht dokumentiert
- In den ersten Wochen gibt es keine Rückmeldung, und kleine Probleme werden zu großen
Mitarbeitende im Haus einbinden
Ihre Mitarbeitenden merken als Erste, ob die Reinigung funktioniert. Informieren Sie Ihr Team über den Wechsel und benennen Sie eine Person, an die Hinweise gehen. So sammeln sich Rückmeldungen an einer Stelle und können in der Begehung nach 14 Tagen gezielt besprochen werden. Das verhindert, dass kleine Ärgernisse im Flurfunk landen statt beim Dienstleister.
Was ein guter Start-Termin beinhaltet
Am ersten Tag sollte die Objektleitung des neuen Dienstleisters vor Ort sein. Gemeinsam mit Ihrem Ansprechpartner wird das Objekt begangen: Wo stehen Material und Geräte? Welche Räume sind besonders sensibel? Wie funktionieren Alarmanlage und Schließsystem? Das Reinigungsteam wird eingewiesen und erhält das Leistungsverzeichnis. Je gründlicher dieser Start, desto weniger Nachbesserungen sind später nötig.
Woran Sie einen guten neuen Partner erkennen
Ein guter Dienstleister stellt bei der Besichtigung viele Fragen, statt sofort einen Preis zu nennen. Er erklärt, wie er kalkuliert, wer Ihr Ansprechpartner wird und wie Vertretung und Kontrolle geregelt sind. Er nennt realistische Starttermine und macht keine Versprechen, die er nicht halten kann. Achten Sie auch darauf, wie schnell und klar Sie Antworten auf Ihre Fragen bekommen – das ist meist ein guter Hinweis darauf, wie die Zusammenarbeit später läuft.
Fazit
Ein Wechsel des Reinigungsdienstleisters ist kein großes Projekt, wenn er rechtzeitig geplant wird. Wer Vertrag, Bedarf und Übergabe im Blick behält, hat am ersten Tag mit dem neuen Partner saubere Räume – und einen Ansprechpartner, der erreichbar ist. Wie wir den Start gestalten, lesen Sie auf der Seite So arbeiten wir.
Sie möchten wissen, was das für Ihr Objekt bedeutet? Fordern Sie eine kostenlose Besichtigung an – wir sehen uns Ihre Räume an und erstellen ein Angebot mit Leistungsverzeichnis.